Lima (5) Tips Menjawab Telepon Agar Bisnis Anda Sukses

Ketika telepon berdering, kadang anda merasa kesal dengan interupsi itu kecuali kalau yang telpon itu adalah orang yang kita sayangi atau cintai. Disaat anda sedang sibuk, pertanyaan muncul apakah harus menjawab telepon atau tidak, padahal siapa tahu orang yang sedang menelpon itu adalah pelanggan yang akan melakukan pembelian dalam jumlah besar dari toko anda.

Saya sering menantang para pengusaha dan karyawannya untuk berpikir bahwa setiap kali telepon berdering, itu adalah panggilan gaji mereka. Saya juga menantang mereka untuk selalu melihat ponsel mereka dengan banyak rasa hormat dan ketertarikan seperti mereka melihat barang dagangan mereka, pemasaran, dan karyawan mereka, karena itu semua adalah refleksi dari "merek" dagang mereka. Dr Janelle Barlow, dalam bukunya, "Branded Customer Service " berkata, "Memperkuat brand melalui setiap titik sentuh pelanggan, oleh karena itu, dapat memberikan inspirasi kepada pelanggan untuk membuat keputusan pembelian yang berulang-ulang”.

Walaupun diberbagai Negara, penipuan sedang marak dengan menggunakan ponsel entah itu penipuan melalui sms atau hipnotis melalui suara, terlepas dari itu semua menjawab telepon pelanggan adalah nomor satu,  jika pelanggan tidak pernah bisa mendapatkan seseorang untuk menjawab telepon, maka standar Anda untuk menjawab telepon adalah "off merek " atau merek anda yang rendah.

Ada data menarik yang menunjukkan bahwa seseorang mendapatkan persepsi tentang Anda hanya dalam hitungan 30 detik pertama dan pendapat akhir tentang Anda ada dalam hitungan 30 detik terakhir dari percakapan telepon anda. Mari kita lihat beberapa tips disaat menerima telepon yang akan menunjukan keprofessionalan anda dalam menjaga merek dan image yang positif dalam pikiran pelanggan:

1. Bernapaslah! Sebelum Anda mengangkat telepon, ambil napas dalam-dalam. Jangan melakukan napas dangkal sehingga pada saat menerima telepon, terdengar terengah-engah seperti orang kecapaian dan ini memunculkan image yang negatif dalam pikiran pelanggan. Tujuan menarik napas dalam akan memberikan kesan yang positif seolah-olah anda selalu menyukai pekerjaan Anda setiap saat dan anda selalu senang untuk menerima panggilan telepon.

Praktekkan untuk mengambil napas dalam-dalam kemudian menjawab telepon. Anda harus berbicara pada saat napas itu dikeluarkan, sehingga si penelepon akan mendengar energi dalam suara Anda! Anda juga bisa berlatih ketika Anda membuat panggilan dan mulailah menarik napas dalam ketika telepon berdering dan ada jawaban di ujung lain. Anda akan terkejut bagaimana perasaan Anda ketika Anda menggunakan teknik ini. Anda bisa praktekan bernapas seperti ini dalam keseharian.

2. Indetifikasi diri anda. Hanya berikan nama perusahaan Anda apabila takut adanya penipuan, kalau anda sudah kenal dan dapat mengidentifikasi si penelepon, anda bisa memberikan nama anda sendiri. Ucapkan terima kasih kepada pelanggan yang telah meluangkan waktu untuk menghubungi perusahaan anda. Salah satu tip yang  baik pada saat menerima telepon yaitu selalu mengulangi apabila ada pesan yang penting atau pada saat mencatat nomor telepon dan alamat atau apabila sipenelepon berbicara terlalu cepat.

3. Bersungguh-sungguh dalam menjawab. Ketika pelanggan menelepon mereka beranggapan bahwa Anda adalah "pemecah masalah" bagi mereka. Ketika mereka menanyakan barang, harga, spesifikasi dll, Anda harus selalu bersungguh-sungguh dalam menjawabnya, sehingga pengetahuan anda tentang setiap jenis barang harus selalu up to date sehingga bisa memberikan jawaban yang tepat. Selain itu biasanya pelanggan ingin mendapat jawaban yang cepat, sopan dan cerdas dari Anda.

Hal yang harus diingat oleh seorang pengusaha yaitu menempatkan kebutuhan pelanggan diatas kepentingan pribadi. Pernahkah Anda melihat di supermarket ketika seorang pelanggan dengan susah payah membawa barang-barang yang akan dibeli ke konter kasir dan ketika dia akan menaruh barang-barang tersebut diatas meja dan siap untuk membayar lalu kasir berkata, "Maaf, Anda harus pergi ke konter kasir yang lain, karena saya akan istirahat ". Sebagai Pelanggan, dia akan selalu ingat bagaimana kurangnya perhatian yang diberikan karyawan tersebut kepada pelanggan dengan harus merujuknya ke konter lain! Jadi tempatkanlah kebutuhan pelanggan di atas kepentingan Anda.

4. Dengarkan dengan penuh perhatian. Harus selalu diusahakan untuk fokus pada keinginan dan kebutuhan pelanggan, simpanlah dulu semua pekerjaan ketika menjawab telepon! Hal ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, bukan? Pelanggan tidak suka diabaikan dengan multitasking anda.

Walaupun Anda tidak melihat pelanggan, buatlah seolah-olah Anda sedang terlibat dalam percakapan dua arah secara langsung, sehingga ekspresi anda dalam menjawab akan lebih baik karena pelanggan diujung telepon seolah-olah berada didepan kita. Jika Anda mengalami kesulitan pada saat mendengarkan, catatlah segera diatas nota atau kertas kosong tentang hal-hal penting atau pertanyaan-pertanyaan pelanggan. Gunakan headset jika memungkinkan, sehingga tangan anda bisa bergerak bebas untuk mencatat. Dengan mencatat anda bisa  memverifikasi kepada pelanggan tentang poin penting dari percakapan dan hal-hal lain yang perlu diperhatikan.

5. Hasil dari percakapan. Jika anda berhasil dalam menerima panggilan telepon, maka dari nada suara dan kefokusan anda,  dalam hitungan 30 detik pertama akan membentuk persepsi yang positif. Sedangkan 30 detik terakhir penelepon akan menarik kesimpulan tentang Anda. Untuk membuat pelanggan mendapatkan kesan positif, Anda harus selalu berterima kasih bahwa pelanggan telah menyempatkan waktu untuk menelepon toko atau perusahaan anda.

Selamat mencoba 5 tips ini dan lihatlah perkembangan bisnis anda yang akan terus membaik.