Enam (6) Langkah agar Costumer Service (Layanan Konsumen) menjadi Luar Biasa

Pelatihan Costumer Service akan sangat baik jika Anda dapat menerapkan ilmu yang telah dipelajari secara konsisten. Salah satu cara untuk memastikan Anda dan staf Anda tetap menerapkan dasar-dasar Customer Service yang baik yaitu dengan mengikuti setiap saat rangkaian langkah-langkah seperti yang akan dijelaskan dibawah ini.
Kita sering mendapatkan berbagai saran tentang bagaimana cara memberikan customer service yang baik. Banyak tips sebagai pengingat dari apa telah kita ketahui (tapi kadang-kadang kita lupa). Dan tips ini sangat berguna. Kadang, yang kita perlukan bukan sekedar pengingat.  Tapi diperlukan suatu sistem atau setidaknya ada langkah-langkah yang harus kita ikuti.


Berikut adalah langkah-langkah yang sangat mudah dan efektif untuk dipahami sehingga kita bisa mengetahui apa yang pelanggan inginkan.

1. Jalin hubungan dengan pelanggan Anda

Hal ini sangat penting di mana Anda harus menjalin hubungan dan menyesuaikan dengan pelanggan Anda. Menjalin hubungan berarti Anda membangun kepercayaan dua arah. Lakukanlah ini dengan melibatkan pelanggan Anda. Anda bisa memulai dengan memperkenalkan nama Anda dan menanyakan nama mereka. Jadilah seseorang yang memiliki ketertarikan pada mereka dan pada apa yang mereka inginkan. Ajukan pertanyaan. Dengarkan. Responlah dengan tepat. Ajaklah mereka berbicara. Lakukanlah dengan sungguh-sungguh dan tulus.

Orang akan tahu ketika Anda benar-benar memiliki ketertarikan untuk membantu mereka atau tidak. Jika ya, mereka akan cenderung merespon anda secara positif dan akhirnya mempercayai anda. Jika Anda tidak memiliki ketertarikan, mereka akan merasakannya dan anda sendiri perlu waktu yang jauh lebih sulit untuk menanamkan kepercayaan yang diperlukan untuk membantu mereka.

2 . Cari Tahu apa yang mereka inginkan

Jika Anda berbicara sungguh-sungguh dengan pelanggan Anda, Anda akan mengetahui apa yang mereka inginkan. Mereka sendiri tidak selamanya tahu apa yang mereka inginkan. Atau mungkin mereka mengalami kesulitan untuk menjelaskannya. Seringkali orang tahu apa yang mereka inginkan, tetapi mereka tidak yakin bagaimana untuk memperolehnya. Disanalah anda harus berperan.

Dengan mengajukan pertanyaan penting dan memperhatikan jawaban, Anda dapat menemukan banyak hal tentang pelanggan Anda. Anda dapat membantu membimbing mereka untuk memperoleh apa yang mereka inginkan. Itulah peran Anda untuk mengisi peluang dan dengan cara ini Anda bisa membuat pelanggan datang kembali.

3 . Ketahui apa yang Anda bisa lakukan

Kita tidak bisa selalu memenuhi apa yang pelanggan inginkan. Kadang-kadang mereka menginginkan sesuatu yang kita tidak bisa lakukan atau menanyakan barang tertentu yang kita tidak miliki. Pada kesempatan itu, kita memilih untuk tidak melakukannya atau kita tidak bisa menjualnya.

Setiap bisnis memiliki celah-celah yang perlu diisi. Hal ini berarti untuk melakukan bisnis yang terbaik untuk dapat melayani pelanggan terbaik. Langkah ini bisa dikatakan sebagai "memilih pertempuran Anda". Artinya memilih pelanggan yang paling cocok dengan kemampuan baik anda yaitu dengan mengetahui apa yang terbaik dari diri anda untuk bisa dilakukan.


4 . Laksanakanlah

Kedengarannya seperti mudah dan mungkin seharusnya memang seperti itu. Tapi dengan hal ini banyak bisnis yang gagal. Mereka gagal karena tidak mengelola proses perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan pemantauan yang baik.

Untuk melaksanakan dengan baik,  Anda harus mampu mengukur hal-hal yang penting. Hal-hal yang sudah terukurlah yang akan dikerjakan. Jadi, Anda harus mengubah keinginan pelanggan ke dalam tindakan Anda yang terukur. Kemudian bikinlah suatu sistem untuk mengukur keberhasilan dan tindakan yang dihasilkan.

5. Tindak lanjut

Bagi pelanggan, ini seperti lapisan gula pada kue. Memang benar bagi Anda juga karena hal ini mudah dilakukan namun menghasilkan keuntungan yang besar dalam memupuk loyalitas pelanggan.

Ketika Anda merencanakan fase pelaksanaan, pastikan Anda untuk menindak lanjuti. Penindak lanjutan bisa melalui telepon, email, surat, kunjungan, apa pun yang bisa dilakukan dan bekerja baik untuk anda. Semakin langsung dan lebih pribadi maka hasilnya akan lebih baik, tetapi buatlah hal ini bisa dilaksanakan untuk pelanggan dan usaha Anda. Hal ini akan meluluhkan hati pelanggan karena jarang sekali perusahaan yang secara konsisten melakukannya.

6 . Ucapkan Terima Kasih

Hal seperti ini sering dilupakan. Atau sering dianggap sepele. Terlalu sering ketika saya mendengar ucapan "terima kasih untuk berbisnis dengan kami" kedengarannya seperti penuh kepalsuan, keterpaksaan atau bersifat robotic. Orang sering mengatakan hal itu hanya sebagai kebiasaan tetapi mereka tidak pernah menaruh perasaan atau ketulusan didalamnya.

Jadi, ketika Anda berterima kasih kepada pelanggan Anda, maka sungguh-sungguhlan mengucapkannya. Buatlah setulus mungkin. Berikan rasa terima kasih anda kepada mereka dengan berbagai cara, tidak hanya sekali. Pastikanlah agar mereka tahu bahwa Anda bersyukur dan berterima kasih atas pembelian yang dilakukan mereka.

Ikuti enam langkah ini dan terapkan pada setiap pelanggan, akan anda temukan layanan konsumen pada usaha anda akan meningkat secara dramatis. Latihlah karyawan Anda agar memahami dan bisa bekerja mengikuti setiap saat langkah-langkah diatas dan Anda akan melihat loyalitas pelanggan dan retensi konsumen yang meninggi.