Apakah anda mengalami kesulitan dengan arus kas anda tiap bulannya? Barangkali penjualan barang dagangan meningkat, namun pengeluaran tidak terkontrol, sehingga anda tidak mampu membayar tagihan tepat waktu. Masalah arus kas akan menggangu dan menghantui hampir semua pengusaha kecil, namun jangan biarkan masalah ini berlarut-larut dan menghancurkan bisnis anda. Saya sodorkan Sebelas (11) tips yang dapat membantu agar Arus Kas Anda tetap terjaga dan mengalir positif.
Masalah Arus Kas adalah layaknya seperti penyakit kanker yang menggerogoti usaha atau perusahaan kecil dari waktu ke waktu. Di atas kertas tampaknya seperti baik dan OK. Penjualan sekarang lebih tinggi dari tahun lalu dan pengeluaran tidak terlalu banyak. Seharusnya anda akan mendapatkan keuntungan. Tetapi para kreditor atau bank yang mendanai usaha anda mulai menghembuskan napasnya keleher anda dan siap sedia melilit leher kapanpun sehingga anda harus main kejar-kejaran dengan mereka. Apa yang dapat anda lakukan? Inilah saran dari saya agar anda bisa maju dan melangkah dalam jalur yang benar.
1. Kirimkan Tagihan lebih awal.
Jika anda menagih pelanggan, anda tidak akan mendapatkan pembayaran sampai anda mengirimkan tagihan kepada mereka. Seandainya anda menagih pelanggan pada tanggal 28 setiap bulannya sedangkan pelanggan anda membayar tagihan setiap tanggal 25 setiap bulannya, anda akan menunggu 30 hari atau lebih lama lagi untuk mendapatkan uang. Percepat arus kas anda dengan mengirimkan tagihan seawal mungkin setelah pengiriman barang diterima atau pekerjaan selesai.
2. Naikan Harga
Ketika anda memulai usaha, harga-harga dari produk atau jasa akan dimulai dengan harga rendah sebagai suatu cara untuk menarik pelanggan, atau anda memberikan harga murah, mungkin karena anda belum menyadari berapa total biaya operasional dari bisnis yang anda jalankan. Sekarang, banyak pelanggan yang datang, banyak order pekerjaan, tetapi tidak menghasilkan keuntungan. Mungkin saja anda banyak mengirimkan barang atau bekerja 80 jam per minggu untuk menyelesaikan semua pekerjaan. Banyak pengeluaran diluar perencanaan, seperti biaya pajak penjualan, pajak gaji pekerja, biaya sewa toko atau kantor atau bahkan keperluan untuk mendapatkan alat-alat baru untuk menjalankan bisnis anda.
Jika anda dalam situasi seperti ini, dan anda masih memberikan harga yang sama seperti harga 2 atau 3 tahun yang lalu, maka solusinya anda harus secepatnya MENAIKAN HARGA. Anda tidak akan bisa menjalankan usaha pada margin yang tipis seperti itu dalam waktu lama. Dengan meningkatkan harga, anda akan mendapatkan arus kas masuk yang dapat membantu stabilitas keuangan anda dikala pelanggan atau order sepi atau disaat pembayaran terlambat.
3. Salahkan Akuntan, Pabrik dan Distributor
Sebagian pelanggan, khususnya yang baru menjadi pelanggan anda, akan merasa jengkel ketika anda mengumumkan kenaikan harga untuk suatu produk atau jasa anda. Mereka percaya bahwa Anda berhutang pada mereka karena mereka menolong anda untuk memulai usaha dengan cara membeli produk atau jasa anda, sehingga ketika mengetahui kenaikan harga yang anda umumkan, mereka menganggap ini adalah suatu ketidaksetiaan dari anda terhadap para pelanggan. Kalau anda tidak ingin disalahkan dan tetap ingin menjaga hubungan baik dengan pelanggan, salah satu cara untuk mengatasinya yaitu janganlah membawa masalah ini menjadi masalah personal. Daripada harus berargumentasi tentang mengapa anda memutuskan untuk menaikan harga, bersimpatilah kepada pelanggan atau klien dan rujuklah keputusan naiknya harga tersebut telah diputuskan oleh akuntan atau pabrik atau distributor bagi pengusaha ritel. Anda bisa mengatakan, sebagai contoh, “Mohon maaf pak/bu, seperti yang bapak/ibu tahu, Saya sangat berat dan tidak ingin menaikan harga, tetapi akuntan/distributor/pabrik memutuskan harga harus naik, saya tidak memiliki pilihan agar usaha saya tetap bisa berjalan”.
4. Bekerjalah pada Retainer
Salah satu masalah bagi yang bekerja untuk diri sendiri yaitu bahwa penghasilan yang sangat bervariasi dari setiap bulannya. Ketika anda harus memakai semua topi bisnis, kebutuhan untuk melakukan pekerjaan sering mengganggu pemasaran yang berkelanjutan. Jika anda tidak memasarkan secara terus menerus, ada kalanya bisnis anda menurun akibatnya tidak ada pemasukan. Dengan skenario kenyang dan lapar (feast and famine) seperti ini, anda bisa saja mendapatkan 10 juta dalam seminggu. Namun tidak akan mendapatkan hasil selama dua atau tiga bulan kemudian.
Salah satu cara untuk mengatasi ketidak tentuan arus kas seperti ini yaitu dengan mencari pelanggan atau klien yang bisa dijadikan retainer. Retainer akan membayar secara teratur sejumlah uang yang sudah terjamin pembayarannya setiap bulannya. Sehingga dengan jaminan tersebut anda bisa mengatur berapa barang yang harus dikeluarkan tiap bulannya atau berapa hari kerja harus dilakukan setiap bulannya. Untuk pekerjaan jasa dengan klien sebagai retainer mereka akan tetap membayar walaupun dalam bulan tersebut tidak ada pekerjaan yang harus diselesaikan. Jika pekerjaan melebihi waktu yang telah ditentukan maka Retainer akan membayar overtime, jika tidak ada pekerjaan maka retainer akan kehilangan waktu. Waktu yang tidak digunakan tidak berakumulasi untuk bulan-bulan selanjutnya.
Usaha seperti ini dilakukan oleh Praktisi hukum, Akuntan, Hubungan Masyarakat dan Konsultan computer.
5. Latih Karyawan untuk Upsell dan Cross-Sell
Tingkatkan keuntungan dengan menaikan jumlah order atau menaikan jumlah penjualan diatas rata-rata. Untuk melakukan seperti itu, maka anda harus melatih karyawan agar bisa menyarankan pelanggan untuk membeli produk tertentu atau opsi menjual produk atau jasa yang lebih mahal yang disesuaikan dengan kebutuhan dan minat pelanggan.
6. Perhatikan kapan waktu pencairan cek
Uang yang ada dibank belum tentu bisa cepat di ambil, memerlukan waktu khususnya untuk pencairan cek atau giro. Perhatikan kapan harus mencairkan cek, tanyakan berapa lama uang dapat masuk ke rekening anda, beberapa bank memberikan waktu sampai 2 hari kerja untuk pencairan cek, jika pelanggan anda berada di luar negeri, bank akan melakukan pencairan sampai 10 hari kerja. Jika uang yang harus dicairkan berjumlah banyak, tampaknya 10 hari kerja terlalu lama untuk menunggu.
7. Terima pembayaran lewat kartu kredit dan kartu debit untuk mempercepat arus kas
Sekarang jamannya kartu kredit, kartu debit, belanja online atau bisnis lain yang berhubungan dengan dunia internet. Istilah-istilah ini tidak asing bagi pelaku bisnis, tapi apakah semua pengusaha sudah memaksimalkan servicenya dengan menggunakan teknologi ini? Belum semuanya. Banyak karyawan, pegawai pemerintah, pengusaha-pengusaha atau instansi-instansi tertentu yang menggunakan kartu kredit dan kartu debit untuk transaksi jual beli. Daripada kita harus menunggu sampai berminggu-minggu untuk mendapatkan pembayaran dari pelanggan anda, tapi hanya perlu 2 atau 3 hari saja bagi anda untuk menunggu mendapatkan pembayaran dari kartu kredit atau kartu debit. Anda hanya perlu membayar persentase atau biaya bulanan untuk setiap kali transaksi kepada bank atau perusahaan yang mengeluarkan kartu kredit atau kartu debit, tapi semua pengeluaran itu sangat kecil kalau dibandingkan dengan hematnya waktu dan uang yang cepat diterima disamping itu juga pelayanan yang optimal bagi pelanggan. Ini sebuah win win arrangement. Pelanggan membayar cepat, dan anda tidak kehilangan waktu untuk mengejar pelanggan dan tidak perlu mengeluarkan tagihan. Sebagai bonus tambahan: arus kas anda akan cepat mengalir dan apabila anda memiliki tanggungan ke bank anda bisa cepat membayar sehingga anda terhindar dari denda keterlambatan membayar.
8. Alihkan Piutang/Klaim Anda ke Perusahaan Pembiayaan (Finance)
Jika pelanggan tidak menyukai pembayaran dengan kartu kredit atau kartu debit, atau jika jumlah uang yang harus dibayarkan terlalu besar bagi pelanggan untuk membeli produk atau menggunakan jasa anda, carilah perusahaan pembiayaan yang akan memberikan pinjaman kepada mereka. Lagi-lagi anda akan mendapatkan bayaran, pelanggan akan membayar kepada perusahaan pembiayaan tersebut setiap bulannya. Anda tidak perlu lagi mengeluarkan tagihan dan rekening Koran bulanan. Lebih mudah bukan? Usaha showroom mobil, motor, elektronik banyak menikmati kerjasama dengan perusahaan pembiayaan seperti ini.
9. Dapatkan Uang Muka dari jual beli yang sudah disepakati
Jangan biarkan hari-hari kerja atau penjualan anda tanpa pemasukan. Jika akad jual beli sudah terjadi, dapatkan paling tidak 1/3 uang muka dari total pembayaran jika pekerjaan memerlukan waktu atau pengiriman barang tertunda beberapa saat. Jika mungkin, pembayaran cicilan bisa dilakukan dengan tempo harian, mingguan atau bulanan sehingga uang kas anda akan tetap mengalir setiap saat.
Jika anda tidak mengetahui secara pasti siapa sebenarnya pelanggan anda dan ada kemungkinan tidak akan membayar dalam waktu yang lama maka anda berhak untuk meminta pembayaran di muka. Sehingga anda tidak perlu bermasalah untuk menagih selanjutnya.
10. Cek Kelayakan Sebelum Transaksi Jual Beli
Salah satu cara yang terbaik untuk menghindari masalah setelah terjadinya transaksi jual beli yaitu menyakinkan bahwa pelanggan anda adalah layak untuk bertransaksi dengan anda. Luangkan waktu anda untuk mengecek siapa sebenarnya pelanggan anda. Selalu mendengarkan pengalaman dari pengusaha yang lain tentang pelanggan, apakah mereka mengalami kesulitan disaat bertransaksi dan bagaimanakah disaat penagihan apakah lancar atau macet, kalau macet lebih baik di hindari.
11. Cepat tanggap lebih awal untuk mengetahui kredit yang bermasalah
Selalu aktif melihat siapa saja pelanggan yang berindikasi memiliki kredit macet. Jangan menunggu sampai berminggu-minggu atau berbulan-bulan pelanggan menunggak pembayaran. Kirimkan pemberitahuan terakhir apabila masih belum membayar. Jika pelanggan anda biasa membayar normal tepat waktu, lalu suatu ketika macet, hubungi dan cari tahu alasan kenapa macet apakah ada masalah dengan barang atau jasa yang diberikan, kalau tidak ada masalah cepat tanyakan kapan pelanggan bisa melunasi utangnya.
